Kontoauszüge, Belege, Verträge:
automatisch auslesen.

Was Software aus Kontoauszügen, Rechnungen und Verträgen herausliest, wo Sie trotzdem prüfen sollten und wie lange Belege aufzubewahren sind.

Von Dr. Jürgen Lange, Geschäftsführer der JSLM Products & Services GmbH

Kontoauszüge, Belege und Verträge lassen sich heute mit Software automatisch auslesen: Eine KI erkennt, um welches Dokument es sich handelt, und übernimmt Beträge, Termine, Vertragspartner und Fristen in strukturierter Form. Das Abtippen entfällt, die Prüfung nicht: Bevor die Werte in Buchhaltung, Vermögensübersicht oder Steuererklärung einfließen, sollte ein Mensch sie bestätigen.

Für Familien und Unternehmer mit mehreren Gesellschaften, Immobilien und Konten ist das mehr als Bequemlichkeit. Jeder Beleg gehört zu einer bestimmten Person oder Gesellschaft und oft zu einem bestimmten Objekt, und Gesellschaften wie eine GmbH müssen ihre Unterlagen über Jahre aufbewahren. Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung.

Wie das automatische Auslesen funktioniert

Eine reine Texterkennung (OCR) wandelt das Bild eines Dokuments in Text um. Welche Zahl darin der Rechnungsbetrag ist und welche das Datum, weiß sie nicht, dafür braucht es zusätzlich Regeln oder Vorlagen. KI-Modelle können dagegen auch bei unbekanntem Aufbau erkennen, um welche Art Dokument es sich handelt und welche Angabe in welches Feld gehört. Fehler sind trotzdem möglich, deshalb gehört eine Prüfung dazu. In einer Software läuft das etwa so ab:

Einlesen: als PDF oder Foto hochladen oder per E-Mail weiterleiten.
Erkennen: Dokumentart bestimmen, Sammeldateien in einzelne Belege teilen.
Auslesen: die Angaben übernehmen, die für diese Dokumentart wichtig sind.
Zuordnen: Person, Gesellschaft und Objekt vorschlagen, zu denen das Dokument gehört.
Prüfen: Ein Mensch kontrolliert die Ergebnisse und bestätigt sie.

Was aus welchem Dokument gelesen wird

Dokument	Typische Angaben	Wofür Sie sie brauchen
Kontoauszug	Konto, Zeitraum, Saldo, Buchungen mit Datum, Betrag, Gegenpartei und Verwendungszweck	Kontostand und Zahlungen von Konten ohne Bankanbindung
Depotauszug	Wertpapiere mit Stückzahl, Kurs und Wert zum Stichtag	Depotwert in der Vermögensübersicht
Rechnung, Beleg	Aussteller, Datum, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Umsatzsteuer	Buchhaltung und Übergabe an den Steuerberater
Mietvertrag	Mieter, Objekt, Miete, Nebenkosten, Beginn, Kaution	erwartete Mieteingänge und Fristen
Darlehensvertrag	Bank, Darlehensbetrag, Zinssatz, Ende der Zinsbindung, Rate	Schulden und rechtzeitige Anschlussfinanzierung
Vertrag mit laufenden Zahlungen	Anbieter, Betrag, Zahlungsrhythmus, Laufzeit, Kündigungsfrist	laufende Kosten und rechtzeitige Kündigung
Kapitalabruf	Fonds, abgerufener Betrag, Fälligkeit	Liquidität und offene Kapitalzusagen
Jahresabschluss	Werte aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung	Entwicklung von Gesellschaften und Beteiligungen

Kontoauszüge: Bankanbindung zuerst

Für laufende Konten ist eine Bankanbindung meist der bessere Weg: Kontostände und Umsätze kommen direkt von der Bank, ohne Dokument dazwischen. Den Kontoauszug auszulesen lohnt sich für Konten, die sich nicht anbinden lassen, etwa bei manchen Banken im Ausland. Ob Ihre Bank angebunden werden kann, zeigt die Bankensuche.

Belege: richtig zuordnen, lange aufbewahren

Ein ausgelesener Beleg ist erst nützlich, wenn er an der richtigen Stelle liegt: bei der richtigen Gesellschaft und beim richtigen Objekt. Dann findet der Steuerberater alle Belege einer Gesellschaft an einem Ort. Eine GmbH muss ihre Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre aufbewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abgabenordnung). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Auch privat kann eine Aufbewahrungspflicht gelten: Übersteigt die Summe der positiven Überschusseinkünfte, etwa aus Vermietung oder Gehalt, in einem Jahr 500.000 Euro, müssen ab dem folgenden Jahr die Unterlagen zu diesen Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufbewahrt werden (§ 147a Abgabenordnung). Ab dem 1. Januar 2027 liegt die Grenze bei 750.000 Euro. Mehr dazu im Ratgeber Family Office und Steuern.

E-Rechnungen: Daten, die nicht mehr ausgelesen werden müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Als Unternehmen zählen dabei auch Vermieter von Wohnungen, obwohl ihre Mieten von der Umsatzsteuer befreit sind. In Deutschland üblich sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Eine solche E-Rechnung enthält ihre Angaben als strukturierte Daten (XML), die sich ohne Auslesen elektronisch weiterverarbeiten lassen. Aufzubewahren ist mindestens dieser strukturierte Teil, unverändert und acht Jahre lang (§ 14b Umsatzsteuergesetz). Für Papierbelege, PDF-Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge bleibt das Auslesen nötig.

Worauf Sie bei einer Software achten sollten

Prüfschritt: Sehen Sie jedes Ergebnis, bevor es gespeichert wird?
Dokumentarten: Liest die Software nur Rechnungen oder auch Kontoauszüge, Verträge und Fondsunterlagen?
Zuordnung: Kennt sie Ihre Gesellschaften und Objekte, oder landet alles in einem Topf?
Menge: Lassen sich viele Dateien auf einmal hochladen und Sammel-PDFs aufteilen?
Datenschutz: Welcher KI-Anbieter liest mit, speichert er Inhalte, und werden Ihre Daten zum Training genutzt?
Übergabe: Gibt es einen Export für den Steuerberater, etwa im DATEV-Format?

So liest Finaure Dokumente aus

Finaure liest Kontoauszüge, Belege und Verträge aus und baut daraus Ihre Vermögensübersicht auf. Für jede Dokumentart gibt es eine eigene Leseroutine, unter anderem für Rechnungen, Mietverträge, Darlehensverträge, Konto- und Depotauszüge, Kapitalabrufe und Jahresabschlüsse. Mit SmartUpload laden Sie bis zu 30 Dateien auf einmal hoch, als PDF oder Bild, bei der Einrichtung mit SmartOnboard bis zu 50, auch Excel- und CSV-Dateien.

Beim Hochladen wählen Sie die Dokumentart und die Gesellschaft. Passt ein Dokument nicht zur gewählten Art, weist Finaure darauf hin. Nennt das Dokument eine andere Ihrer Personen oder Gesellschaften als Empfänger, oder passt eine Adresse oder Bezeichnung zu einem Ihrer Objekte, schlägt die KI diese vor. Sie prüfen die Ergebnisse und übernehmen sie.

Was danach passiert, hängt von der Dokumentart ab. Einen Kontoauszug als PDF ordnet Finaure über die IBAN dem passenden Konto zu und übernimmt die Buchungen, bei einem aktuelleren Auszug auch den Saldo. Auszüge als Excel- oder CSV-Datei lesen Sie in ein Konto ein, das Sie vorher auswählen. Zu einer gespeicherten Rechnung sucht Finaure die passende Zahlung auf dem Konto, anhand von Betrag, Datum, Name und IBAN, und verknüpft beide, wenn sie gut übereinstimmen. Nennt ein Vertrag mit laufenden Zahlungen, etwa ein Versicherungs- oder Wartungsvertrag, Laufzeit und Kündigungsfrist, legt Finaure eine Aufgabe zum letzten Kündigungstag an. An das Ende einer Zinsbindung erinnert Finaure zwölf Monate vorher, an das Ende eines befristeten Mietvertrags 90 Tage vorher.

Liegt eine E-Rechnung als XML-Datei vor, etwa als XRechnung, liest Finaure die Angaben direkt aus den strukturierten Daten, ohne KI. Rechnungen und Verträge in anderen Sprachen, etwa Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch, liest Finaure ebenfalls aus: Beschreibungen erscheinen auf Deutsch, Namen und Adressen bleiben im Original.

Rechnungen, die per E-Mail kommen, können Sie an einen Posteingang weiterleiten. Für jede Gesellschaft lässt sich dafür eine eigene E-Mail-Adresse einrichten. Die KI sortiert die Anhänge vor und teilt Sammel-PDFs mit mehreren Rechnungen in einzelne Belege, wenn sie die Grenzen sicher erkennt. Übernommen wird erst nach Ihrer Prüfung.

Für das Auslesen mit KI geht das Dokument an Claude von Anthropic. Gespeichert werden Ihre Daten in einem Rechenzentrum in der EU (Region Frankfurt). Wie sie geschützt sind, steht unter Sicherheit. Konten bei Banken vor allem in Deutschland und Österreich binden Sie über finAPI an, einen von der BaFin beaufsichtigten Kontoinformationsdienst. Die Übergabe an den Steuerberater läuft in Formaten wie DATEV. Alle Funktionen finden Sie unter Funktionen.

Quellen

Weitere Ratgeber

Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026

Kontoauszüge, Belege, Verträge: automatisch auslesen.