Excel oder Software?
Ein Vergleich.
Eine Tabelle ist schnell angelegt. Mit mehreren Konten, Gesellschaften und Beteiligten wird sie aber zur Fehlerquelle.
Für ein überschaubares Vermögen mit wenigen Konten reicht eine Tabelle oft aus. Sobald mehrere Gesellschaften, Immobilien, Depots und Personen zusammenkommen, wird Excel aufwendig und fehleranfällig: Kontostände müssen von Hand übertragen, Beteiligungen über mehrere Ebenen ausgerechnet und Unterlagen an anderer Stelle gesucht werden. Eine Family-Office-Software übernimmt diese Arbeit und hält die Zahlen aktuell.
Wo Excel stark ist
Excel ist flexibel, fast überall vorhanden und schnell eingerichtet. Für eine einfache Aufstellung, etwa einige Konten und ein Depot, verursacht eine Tabelle kaum zusätzliche Kosten und lässt sich leicht anpassen.
Wo Excel an Grenzen stößt
- Aktualität: Kontostände und Kurse tragen Sie selbst nach. Die Tabelle zeigt immer den Stand der letzten Pflege.
- Struktur: Beteiligungen über mehrere Gesellschaften lassen sich nur mit verschachtelten Formeln abbilden.
- Fehler: Ein falscher Zellbezug fällt oft erst spät auf. In einer Untersuchung des Dartmouth College mit 50 Tabellen aus dem Unternehmensalltag enthielten 43 mindestens einen Fehler mit falschem Ergebnis. Falsche Zellbezüge gehörten zu den häufigsten Ursachen (Powell, Baker und Lawson, 2009).
- Unterlagen: Verträge und Belege liegen getrennt in Ordnern oder E-Mails.
- Zugriff: Eine Datei kennt keine Rollen. Wer sie öffnen kann, sieht in der Regel alles. Auch der Blattschutz ändert daran wenig: Microsoft weist selbst darauf hin, dass er nicht als Sicherheitsfunktion gedacht ist, sondern nur das Ändern gesperrter Zellen verhindert.
- Nachvollziehbarkeit: Aktuelle Excel-Versionen zeigen Änderungen an Zellwerten und Formeln an, aber nur, solange alle Beteiligten mit einer aktuellen Version in derselben gespeicherten Datei arbeiten. Wird die Datei als Kopie gespeichert, ersetzt oder in einer älteren Version bearbeitet, ist der Verlauf nicht mehr vollständig.
Vergleich auf einen Blick
| Thema | Excel | Family-Office-Software |
|---|---|---|
| Kontostände und Kurse | von Hand nachtragen | automatisch über die Bankanbindung, Kurse täglich |
| Beteiligungen über mehrere Ebenen | eigene Formeln | Struktur abgebildet, Zahlen konsolidiert |
| Belege und Verträge | getrennt abgelegt | Gesellschaft und Objekt zugeordnet |
| Zugriff | ganze Datei oder nichts | Rollen je Entität, bis zum einzelnen Objekt |
| Änderungen | nur eingeschränkt nachvollziehbar | Historie und Protokoll |
| Kosten | kaum Zusatzkosten | monatliche Gebühr |
Was eine Family-Office-Software anders macht
Auch große Family Offices setzen auf spezialisierte Software: Im UBS Global Family Office Report 2026 gab gut die Hälfte (52 %) der 307 befragten Family Offices an, eine Reporting-Software eines externen Anbieters zu nutzen.
Am Beispiel von Finaure: Konten und Depots werden über den BaFin-regulierten Anbieter finAPI synchronisiert, Kurse aktualisieren sich täglich. Personen, Holding, GmbHs, Immobiliengesellschaften und Stiftungen bilden Sie als Struktur ab, die konsolidierte GuV rechnet Verrechnungen zwischen eigenen Gesellschaften heraus. Belege liest die KI und ordnet sie Gesellschaft und Objekt zu. Rollen vergeben Sie je Entität, Zahlungen laufen auf Wunsch über eine Zahlungsfreigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Der Umstieg ist kleiner als gedacht
Sie müssen nicht bei null anfangen. Mit SmartOnboard laden Sie bis zu 50 Dateien auf einmal hoch, zum Beispiel Kontoauszüge, Verträge oder Ihre bisherige Excel-Aufstellung. Die KI schlägt daraus Entitäten, Vermögenswerte und Konten vor, Sie prüfen und übernehmen. Wie der Start abläuft, steht unter Erste Schritte, alle Funktionen finden Sie unter Funktionen.
Quellen
- Powell, Baker und Lawson: Errors in Operational Spreadsheets, Journal of Organizational and End User Computing, 2009
- Microsoft Support: Schützen eines Arbeitsblatts
- Microsoft Support: Anzeigen von Änderungen in einer Arbeitsmappe
- UBS: Global Family Office Report 2026
Weitere Ratgeber
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